Een goed gesprek met – de vertrouwenspersoon

Weet jij wat dat is, een vertrouwenspersoon?

Werknemers kunnen op hun werk geconfronteerd worden met vormen van ongewenst gedrag, zoals pesten, seksuele intimidatie, discriminatie en agressie. Een organisatie in Nederland wettelijk verplicht om beleid op te stellen en te voeren die hieraan aandacht geeft, bijvoorbeeld in de rol van een vertrouwenspersoon. Zo iemand kan onderdeel uitmaken van het personeelsbestand. Als dat niet lukt, om uiteenlopende redenen, kan een externe vertrouwenspersoon die rol vervullen. Een vertrouwenspersoon.  De taken van een vertrouwenspersoon bestaan onder andere uit:

  • een aanspreekpunt zijn voor klachten en meldingen van ongewenst gedrag
  • het begeleiden en ondersteunen van werknemers die te maken hebben gehad met ongewenst gedrag
  • het indienen van een klacht namens een werknemer bij de klachtencommissie
  • het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator
  • het geven van voorlichting over ongewenst gedrag
  • het adviseren en ondersteunen van leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag
  • het registreren van gevallen van ongewenst gedrag

De vertrouwenspersoon gaat vertrouwelijk om met het gesprek dat hij of zij in die rol met medewerkers voert.

Een goed gesprek, in vertrouwen

Ik was gisteren bij de Algemene Ledenverghadering (ALV) van de Landelijke Vereniging Vertrouwenspersonen (LVV) in Amersfoort. Zoals dat hoort bij ALV’s, passeerde het jaarverslag de revu. Verder werd nog een keer extra aandacht besteed aan de normering van opleidingen tot vertrouwenspersoon. De LVV hecht er terecht veel belang aan dat het vak van de vertrouwenspersoon naar behoren wordt uitgevoerd. En toen kwam het toetje op de taart, de acteurs.

Een acteursgezelschap speelde een situatie waarin een vertrouwenspersoon aan bod kwam. Het was een situatie die veel vertrouwenspersonen tegenkomen. En, het was geacteerd. Er rezen uit de zaal veel punten van kritiek op de gespeelde situatie. Ik keek, luisterde en zat het stuk niet uit. Deels omdat ik te ver moest reizen (van Amersfoort weer terug naar de periferie, Maastricht), deels omdat ik heel veel elementen voor een goed gesprek miste, in het stuk en in de zaal. De reacties uit de zaal waren te divers (soms zelfs met elkaar in tegenspraak) om er een goede conclusie aan te verbinden.

Wat maakt een gesprek goed?

Voor mij werd nog maar een keer duidelijk dat een vertrouwenspersoon er baat bij heeft om een goed gesprek te kunnen voeren. Het E-book dat ik daarover schrijf, zal ook vertrouwenspersonen daarbij zeker helpen. Met onder meer 5 overwegingen. Te beginnen bij het begin:

  • Waar en hoe zitten gesprekspartners? – Bereid je, als professional, voor op een gesprek. Denk ook of juist na over de non-verbale aspecten van een gesprek. Bijvoorbeeld over hoe en waar verschillende personen zitten of staan. Of in welke ruimte ze zitten of staan. Of ze vertrouwen hebben. Of ze veiligheid voelen. Of ze zich geconfronteerd voelen wanneer anderen hoger, lager, tegenover of achter hen zotten. In de vorige blog merkte ik al op dat je soms kunt kiezen om een goed gesprek te hebben en te wandelen. Al was het alleen m,aar omdat gesprekspartners elkaar niet confronterend in de ogen kijken.
  • Wat doe je met (te) dominante personen in het gesprek? – In het geacteerde gesprek speelde een kamergenoot van de klager een dominante rol in het gesprek. Terecht werd uit het publiek opgemerkt dat de dominante collega door de vertrouwenspersoon uit het gesprek verwijderd moest worden. Ik zet daar wel een kanttekening bij. De dominante collega was degene die de klager had aangezet tot het gesprek. Goed, in dit geval. Ik denk dat zo’n persoon daar, voor hemzelf én voor de klager, wel een pluim voor verdient. Bijvoorbeeld met een extra gesprek, 1 op 1, met die persoon. Wat kan hij je vertellen over de situatie? Misschien helpt het om de klager zich ook veiliger en beter gehoord te voelen. Controleer dat door het te vragen, op de man af.
  • Vraag, doorlopend – Valt het jou ook op, dat mensen vooral goed weten wat hun mening is? En dat ze dat graag met anderen delen? Als ik terugdenk aan goede gesprekken die ik weleens heb, dan is dat vaak omdat de ander veel vraagt, aan mij. Vaak zijn vragen een betere manier om de richting te geven aan een gesprek die voor jou, als professional, het beste kan passen. Dan heb ik het over zo min mogelijk suggestieve vragen (je gaat me toch niet zeggen dat…?) of gesloten vragen (ben je blij met…?)
  • Ook verslaafd aan LSD? In dit geval heb ik het niet over de drug, ongetwijfeld goed voor hoger sferen, maar over een gesprekstechniek die, in positieve zin, een goede vaardigheid kan zijn voor een goed gesprek. Vooral wanneer je een professioneel gesprek voert. De L staat voor luisteren. Doe dat goed, naar de ander en minder naar jezelf. Dat kan later, misschien wel met de herinnering van het gesprek dat jij en je gesprekspartner hebben gevoerd.De S staat voor samenvatten. Dat helpt jezelf om het gehoorde van jezelf, in eigen woorden te maken. Het helpt de ander om te weten dat je naar hem of haar hebt geluisterd. Het kan hem of haar helpen om informatie aan te vullen of te wijzigen. Het kan jou óók helpen om een lang verhaal kort(er) te maken. En in die volgorde3 kan de D voor doorvragen, een mooie manier zijn om jouw richting te geven aan dat wa`t de ander heeft gezegd. Zoals eerder aangegeven kunnen vragen de ander zich goed gehoord voelen. Let wel op: met doorvragen bedoel ik, dat je verder gaat in het gesprek. Sluit er zo goed mogelijk bij aan.
  • Hoe kom je tot een resultaat dat voor alle partijen acceptabel is? – Ken je het begrip SMART? En dan bedoel ik niet dat mooie autootje dat in Limburg nog gemaakt is en die je misschien nog weleens ziet. Dan bedoel ik de manier om doelstellingen af te bakenen. In een gesprek kan dit, als je de letters (specifiek, meetbaar, acceptabel, reëel, tijdgebonden) concreet benoemt. Hier lees je meer  over wat dat is, SMART. Het kan jou en de gesprekspartner(s) helpen om informatie met elkaar te delen, afspraken concreet te maken en ook om achteraf te bekijken of wat er is afgesproken, ook daadwerkelijk gelukt is.

Hoe een goed gesprek met de vertrouwenspersoon jou kan helpen

Een vertrouwenspersoon is er om in vertrouwen te nemen, daarvoor is hij of zij in die rol aan het werk en opgeleid. Maak daar gebruik van! In een relatie heb je ooit voor elkaar gekozen omdat je de ander zag of ziet zitten. Je collega’s komen vaak zomaar op je pad. De omgang met hen gaat meestal goed en soms niet. De vertrouwenspersoon kun je in zo’n geval in vertrouwen nemen. Misschien helpt hij of zij je wel weer een stap verder in je werk, met een goed gesprek.

 

Over iljas

Ilja Aussems is mijn naam. Ik ben specialist in "een goed gesprek met" Ik blog er elke week over, met mijn opleiding als communicatie-wetenschapper en mijn werkervaring als docent / trainer en adviseur bij de hand. Ik begeleid professionals die willen groeien in hun werk en/of privé. Ik ben jouw bruggenbouwer, train en begeleid je bij een goed gesprek met jezelf en met je doelgroep in je werk (klanten / cliënten, leerlingen, collega's, netwerk) en privé (jezelf, je relatie, je gezin).
Dit bericht is geplaatst in aandacht met de tags , , , , , . Bookmark de permalink.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.